El correo electrónico es un veterano entre las herramientas de comunicación para el trabajo, pero a más de 64 años de su invención, el email es el más recomendado por especialistas.
“Si bien ya suena anticuado, entre comillas, el correo electrónico sigue siendo uno de los mejores canales de comunicación”, considera Iñaki de la Barrera, psicólogo organizacional y consultor en Recursos Humanos.
En tiempos donde la mensajería instantánea escrita domina la comunicación personal y laboral, el correo electrónico permite gestionar las comunicaciones corporativas a los trabajadores y los mensajes entre los equipos.
Los especialistas en gestión de Recursos Humanos destacan una característica fundamental del email: permite trazabilidad.
Esto significa que el correo electrónico deja registro sobre cuándo fue enviado, quiénes son los destinatarios, quiénes lo recibieron, lo que evita confusiones, omisiones y favorece la transparencia. «Sería el canal oficial de comunicación», destaca de la Barrera.
Sin embargo, el correo electrónico es un tipo de comunicación escrita y como tal no está exenta de las limitaciones ni de la necesidad de acuerdos entre empresa y colaboradores para evitar riesgos tanto laborales como en la salud de los trabajadores.
“¿Qué conversaciones serían mejor tenerlas, ya sea en persona, una llamada, un correo, sobre todo por el impacto del contenido del mensaje y el impacto en el trabajador”, cuestiona Jorge Gutiérrez Siles, psicoanalista y consultor Senior en KAYSA, firma enfocada en bienestar en el trabajo.
De acuerdo con el especialista, en cualquier tipo de comunicación escrita se alcanza sólo un 7% de profundidad en la transmisión de un mensaje.
Esto porque deja fuera otros elementos que complementan una comunicación efectiva: la voz, el tono del mensaje, el lenguaje corporal.
“La comunicación escrita nos aleja de las personas, de nuestra naturaleza humana. Y está justificada en tanto la distancia sea un impedimento. Pero si esto no es así, me parece que no es recomendable utilizarla ni mucho menos abusar de ella”, considera Gutiérrez Siles.
En las empresas que utilizan el correo electrónico es necesario pactar qué se comunicará por esa vía y capacitar al colaborador para un uso efectivo de la herramienta, evitar pérdidas de productividad asociadas a mañanas que se van en revisiones y contestaciones de emails.
De acuerdo con datos de PagePersonnel, los trabajadores pasan alrededor de 35% de su tiempo enviando y recibiendo correos electrónicos.
Correos electrónicos de la empresa al trabajador
Los mensajes de correo electrónico corporativos, aquellas comunicaciones de la empresa hacia los trabajadores, tienen por objetivo compartir noticias internas, coordinar tareas y mantener a los equipos alineados e informados, de acuerdo con la plataforma en envíos de correos MailChimp.
Para cumplir los objetivos y obtener provecho del correo electrónico el primer paso es definir qué mensaje se va a mandar y a partir de eso saber el tono y formato del email.
Los correos electrónicos tienen diversas características según su intención: informativos, de asignación de tareas, de colaboración y de reconocimiento y motivación, de acuerdo con la clasificación de MailChimp.
Los emails informativos consisten en anuncios para toda la organización como cambios en liderazgos, informes de progreso y compartir logros internos.
Mientras que los correos de asignación de tareas comunican responsabilidades y fechas de entrega e indicaciones detalladas, convocar a reuniones y con qué objetivo y de seguimiento de proyectos.
Los mails de colaboración son utilizados para lluvias de ideas para atender un asunto, coordinación entre distintas áreas y difundir encuestas internas.
Los reconocimientos también pueden caber en un correo electrónico para celebrar logros de un equipo, felicitaciones por cumpleaños o aniversarios y motivar a los colaboradores.
Uso eficaz de tu correo electrónico
Una bandeja de entrada puede volverse una pérdida de tiempo para un trabajador si no está organizada. Los emails pueden evitar juntas innecesarias, pero si se abusa de los correos o el colaborador pasa horas revisando y respondiendo, entonces es necesario tomar medidas para evitar fugas de tiempo y productividad a causa de los mails.
Para una gestión del correo electrónico, PagePersonnel recomienda que al abrir un correo tomar una decisión sobre lo que se hará con él y evitar acumular mensajes. Establecer horarios fijos para responder los correos evitará distracción y tácitamente los interlocutores tendrán idea de a qué hora podrían recibir una respuesta.
Usar las herramientas para organizar el correo electrónico como las carpetas permitirá que la bandeja de entrada sea sólo para emails nuevos y las carpetas para archivar las comunicaciones importantes.
Dedicarle un tiempo a aprender a utilizar el buscador del servicio de correo electrónico para localizar por fecha, asunto o destinatario aquellos emails archivados o entre los recientes.
Entre los servicios de emails están las notificaciones de correos nuevos. Es importante desactivar la función para evitar distracciones innecesarias durante los tiempos que no fueron destinados a revisar el correo electrónico. Si no se desactivan, las notificaciones distraerán la atención como ocurre con los servicios de mensajería instantánea como WhatsApp.
Aunque el correo electrónico lleva décadas de existencia, en México sólo 14.4% cuenta con email, según cifras de los Censos Económicos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) de 2024.
Esto abre la oportunidad para adoptar el email como el canal de comunicación oficial dentro de una empresa, frente a otros recursos como WhatsApp y otros servicios de mensajería instantánea.
Con información de El Economista.
